Notifikasi WA

Deskripsi Singkat

Penjelasan tentang cara kerja sistem notifikasi WhatsApp otomatis pada aplikasi presensi, jenis notifikasi yang dikirim, dan cara mengatur penerima notifikasi.

Panduan Langkah demi Langkah

1. Apa Itu Notifikasi WA?

Fitur ini mengirimkan pesan WhatsApp otomatis kepada pengguna atau orang tua/wali siswa terkait aktivitas presensi. Notifikasi dikirim melalui WA Gateway yang sudah disetting oleh Admin Sekolah.

2. Jenis-Jenis Notifikasi WA

3. Cara Kerja Notifikasi WA

User melakukan presensi
       ↓
Sistem mendeteksi event (misal: absen masuk)
       ↓
Sistem mengambil nomor tujuan dari data user
       ↓
WA Gateway mengirim pesan melalui API
       ↓
Status pengiriman dicatat di Log
       ↓
Pesan diterima di HP penerima ✅

Proses teknis:

1. Saat user melakukan presensi, sistem mencatat event tersebut.
2. Sistem memeriksa pengaturan notifikasi (apakah notifikasi untuk event ini aktif).
3. Sistem mengambil nomor tujuan dari data user (nomor WA orang tua untuk siswa, nomor WA pribadi untuk guru/staff).
4. Pesan dikirim melalui WA Gateway yang sudah terkonfigurasi.
5. Sistem mencatat status pengiriman (berhasil/gagal) di Log Pengiriman.

4. Mengatur Penerima Notifikasi

Untuk Siswa (Orang Tua)

1. Login sebagai Operator atau Admin.
2. Buka Manajemen Siswa.
3. Cari siswa dan klik Edit.
4. Pastikan field No. Telepon / WA Orang Tua terisi dengan benar.
5. Format: 08123456789 (tanpa +62 atau 0 di depan — beberapa sistem memproses secara otomatis).
6. Klik Simpan.

💡 Tip: Pastikan nomor yang didaftarkan adalah nomor aktif yang bisa menerima WhatsApp.

Untuk Guru / Staff

1. Buka Manajemen Guru atau Manajemen Staff TU.
2. Edit data user yang bersangkutan.
3. Pastikan field No. Telepon / WA terisi dengan benar.
4. Klik Simpan.

5. Contoh Pesan Notifikasi

Notifikasi Absen Masuk Siswa:

Yth. Orang Tua/Wali dari [Nama Siswa]

Siswa [Nama] kelas [Kelas] telah melakukan ABSEN MASUK
pada pukul [Jam] WIB.

Terima kasih.

— [Nama Sekolah]

Notifikasi Absen Pulang Siswa:

Yth. Orang Tua/Wali dari [Nama Siswa]

Siswa [Nama] kelas [Kelas] telah melakukan ABSEN PULANG
pada pukul [Jam] WIB.

Mohon dipantau aktivitas putra/putri di rumah.

— [Nama Sekolah]

Notifikasi Izin Siswa:

Yth. [Nama Wali Kelas]

Siswa [Nama] kelas [Kelas] mengajukan IZIN pada tanggal
[Tanggal] dengan alasan: [Alasan].

Silakan approve di aplikasi.

— Sistem Presensi

6. Menonaktifkan Notifikasi

Per User

Jika ada orang tua yang tidak ingin menerima notifikasi:

1. Buka data siswa.
2. Kosongkan nomor WA orang tua atau centang Tidak Dikirim Notifikasi.
3. Simpan.

Global

1. Buka menu Pengaturan > Pengaturan Aplikasi > Tab Notifikasi.
2. Matikan toggle untuk jenis notifikasi yang tidak diinginkan.
3. Klik Simpan.

7. Melihat Log Pengiriman

Untuk memantau apakah notifikasi berhasil dikirim:

1. Buka menu Pengaturan > WA Gateway > Tab Log Pengiriman.
2. Log menampilkan:
   • Tanggal & Waktu — kapan notifikasi dikirim.
   • Nomor Tujuan — ke mana pesan dikirim.
   • Pesan — isi pesan.
   • Status — Terkirim / Gagal / Tertunda.
   • Error — jika gagal, pesan error akan muncul.
3. Klik notifikasi yang gagal untuk melihat detail.

8. Biaya Notifikasi

• Jika menggunakan WA Gateway QR (HP sendiri): Gratis, tetapi bergantung pada koneksi HP.
• Jika menggunakan API Gateway berbayar: Dikenakan biaya per pesan sesuai tarif penyedia layanan (rata-rata Rp 50 - Rp 200 per pesan).

💡 Tip: Untuk menghemat biaya, aktifkan notifikasi hanya untuk event yang penting (absen masuk & pulang).

Solusi Masalah Umum

• Masalah: Notifikasi tidak terkirim tetapi status gateway tersambung. Solusi: Periksa Log Pengiriman. Mungkin nomor tujuan tidak valid, nomor memblokir pengirim, atau saldo API habis (jika berbayar).

• Masalah: Orang tua menerima notifikasi ganda. Solusi: Periksa apakah nomor WA terdaftar dua kali di data siswa. Hapus salah satu.

• Masalah: Notifikasi terlambat (baru diterima beberapa jam kemudian). Solusi: Kemungkinan antrian pengiriman panjang. Atau koneksi WA Gateway sedang tidak stabil. Hubungi Admin untuk memeriksa antrian.

• Masalah: Format pesan tidak sesuai keinginan. Solusi: Admin dapat mengedit Template Pesan di menu WA Gateway > Template Pesan. Sesuaikan dengan kebutuhan sekolah.