Manajemen Tahun Akademik

Deskripsi Singkat

Panduan untuk Operator dalam mengatur tahun ajaran akademik, menentukan semester aktif, dan mengelola periode tahun ajaran di aplikasi presensi.

Panduan Langkah demi Langkah

1. Membuka Halaman Tahun Akademik

1. Login sebagai Operator.
2. Di sidebar kiri, buka menu Master Data > Tahun Akademik.
3. Halaman menampilkan daftar tahun ajaran yang tersimpan.

2. Menambahkan Tahun Akademik Baru

1. Klik tombol Tambah Tahun Akademik.
2. Isi formulir:
   • Tahun Ajaran — contoh: 2025/2026.
   • Semester — pilih Ganjil atau Genap.
   • Tanggal Mulai — tanggal awal semester.
   • Tanggal Selesai — tanggal akhir semester.
   • Status — pilih Aktif jika ini tahun ajaran berjalan.
3. Klik Simpan.

💡 Tip: Gunakan format penulisan tahun ajaran yang konsisten, misalnya 2025/2026 (bukan 2025-2026).

3. Mengaktifkan Tahun Akademik

Hanya satu tahun akademik yang bisa aktif dalam satu waktu.

1. Di daftar, cari tahun akademik yang ingin diaktifkan.
2. Klik tombol Jadikan Aktif (ikon toggle/radio button).
3. Tahun akademik sebelumnya akan otomatis menjadi Tidak Aktif.

⚠️ Perhatian: Mengganti tahun akademik aktif akan mengubah data yang tampil di dashboard dan laporan. Pastikan pergantian dilakukan di waktu yang tepat (awal semester baru).

4. Mengedit Tahun Akademik

1. Cari tahun akademik yang ingin diedit.
2. Klik tombol Edit (ikon pensil).
3. Ubah tanggal atau keterangan.
4. Klik Simpan Perubahan.

5. Menutup / Mengarsipkan Tahun Akademik

1. Pastikan tahun akademik sudah Tidak Aktif.
2. Klik tombol Arsipkan (ikon folder).
3. Tahun akademik akan dipindahkan ke tab Arsip.
4. Data masih bisa diakses untuk laporan tetapi tidak bisa dijadikan aktif kembali.

💡 Tip: Arsipkan tahun akademik lama agar daftar tetap rapi. Data laporan historis tetap tersedia.

6. Melihat Data Berdasarkan Tahun Akademik

Di halaman laporan atau dashboard, Anda bisa memilih tahun akademik untuk menampilkan data sesuai periode tersebut. Gunakan filter Tahun Akademik yang tersedia.

Solusi Masalah Umum

• Masalah: Tidak bisa mengubah tahun akademik aktif. Solusi: Pastikan Anda memiliki hak akses Operator. Jika masih tidak bisa, hubungi Admin Sekolah.

• Masalah: Tanggal tidak sesuai dengan kalender akademik. Solusi: Edit tahun akademik dan perbaiki tanggal mulai/selesai. Perubahan tanggal tidak akan memengaruhi data presensi yang sudah tercatat.

• Masalah: Tahun akademik baru sudah dibuat tetapi belum aktif. Solusi: Klik tombol Jadikan Aktif pada tahun akademik yang baru. Pastikan tidak ada tahun akademik lain yang masih aktif.