Manajemen Siswa

Deskripsi Singkat

Panduan untuk Operator dalam mengelola data siswa, termasuk tambah, edit, hapus, import dari Excel, dan ekspor data siswa.

Panduan Langkah demi Langkah

1. Membuka Halaman Manajemen Siswa

1. Login sebagai Operator.
2. Di sidebar kiri, buka menu Master Data > Siswa.
3. Halaman menampilkan daftar seluruh siswa yang terdaftar.

2. Menambahkan Siswa Baru

Cara 1: Tambah Satu Per Satu

1. Klik tombol Tambah Siswa.
2. Isi formulir:
   • NIS — Nomor Induk Siswa (unik).
   • NISN (opsional) — Nomor Induk Siswa Nasional.
   • Nama Lengkap — nama sesuai dokumen resmi.
   • Jenis Kelamin — Laki-laki / Perempuan.
   • Tempat, Tanggal Lahir — sesuai akta kelahiran.
   • Kelas — pilih kelas dari daftar.
   • Alamat (opsional).
   • No. Telepon / WA (opsional) — untuk notifikasi.
   • Foto (opsional) — upload pas foto siswa.
3. Klik Simpan.

💡 Tip: Isi nomor WA orang tua/wali agar notifikasi kehadiran bisa dikirimkan.

Cara 2: Import dari Excel

1. Klik tombol Import Excel (ikon spreadsheet dengan panah).
2. Download template Excel dengan klik Download Template.
3. Isi template dengan data siswa (jangan ubah format kolom).
4. Simpan file dalam format .xlsx atau .xls.
5. Klik Pilih File dan upload file yang sudah diisi.
6. Klik Import.
7. Sistem akan memproses dan menampilkan jumlah data yang berhasil diimport serta data yang gagal (jika ada).

⚠️ Perhatian: Pastikan NIS tidak duplikat. Gunakan format tanggal lahir yang konsisten (YYYY-MM-DD).

3. Mengedit Data Siswa

1. Cari siswa yang ingin diedit.
2. Klik tombol Edit (ikon pensil).
3. Ubah data yang diperlukan.
4. Klik Simpan Perubahan.

4. Menghapus Siswa

1. Cari siswa yang ingin dihapus.
2. Klik tombol Hapus (ikon tempat sampah).
3. Konfirmasi penghapusan.
4. Data siswa akan dihapus beserta riwayat presensinya.

⚠️ Perhatian: Hapus data siswa hanya jika siswa benar-benar pindah/keluar. Pertimbangkan untuk menonaktifkan (suspend) daripada menghapus agar riwayat tetap tersimpan.

5. Export Data Siswa

1. Klik tombol Export (di pojok kanan atas).
2. Pilih format: Excel atau PDF.
3. Jika memilih Excel, pilih kolom yang ingin diexport.
4. Klik Download.
5. File akan terunduh secara otomatis.

💡 Tip: Gunakan fitur filter kelas sebelum export untuk mendapatkan data per kelas.

6. Mencari dan Memfilter Siswa

• Gunakan kolom Cari untuk mencari berdasarkan NIS atau Nama.
• Gunakan filter Kelas untuk menampilkan siswa per kelas.
• Gunakan filter Status (Aktif / Alumni / Nonaktif).

Solusi Masalah Umum

• Masalah: Import Excel gagal, banyak data tidak masuk. Solusi: Periksa format template. Pastikan NIS unik, tidak ada sel kosong di kolom wajib. Download ulang template jika perlu.

• Masalah: NIS duplikat saat tambah siswa. Solusi: NIS harus unik. Cek daftar siswa untuk memastikan NIS belum terdaftar.

• Masalah: Foto siswa tidak bisa diupload. Solusi: Pastikan format foto JPG/PNG dan ukuran maksimal 2MB. Kompres foto jika terlalu besar.